Выдача финансовых средств из кассы — «проза жизни» для каждой организации. В 2017 году правила работы с подотчетными суммами поменялись, и сейчас бухгалтеру нужно учитывать эти новшества. Мы поведаем, как выдать деньги в подотчет по новым правилам.
Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году
В августе 2017 года Национальный банк внес изменения в правила выдачи финансовых средств из кассы. В чем сущность этих новшеств и как сейчас работать с подотчетниками, вы определите из нашей статьи.
Новые правила выдачи подотчетных сумм в 2017 году
19 августа 2017 года вступили в силу изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующее порядок ведения кассовых операций. Сущность новшеств заключается в следующем:
- Расширились основания выдачи финансовых сумм (п. 6.3 Указаний): сейчас это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (в большинстве случаев это приказ).
- Расходные и приходные ордера сейчас возможно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике посредством своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою email (п. 5.1, 6.2 Указаний).
- Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по прошлым авансам.
Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Быть может, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для малого количества компаний. А вот выбор между заявлением и приказом и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой компании.
Пример заявления на выдачу подотчетных сумм в 2017 году
Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но непременно должно содержать данные о нужной сумме, сроке, на который выдаются деньги, и подпись начальника и дату. Разумеется, что в документе необходимо указать данные самого работника и попросить его расписаться.
Посмотрите пример заявления на выдачу денег в подотчет в 2017 году:
Пример приказа на выдачу финансовых средств
Альтернативой заявления на подотчет в 2017 выступает распорядительный документ организации. В новой редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации значительно чаще применяют этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Национальный банк ничего не говорит, но в полной мере логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, и дата и подписи начальника и подотчетника.
Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2017 году:
Что эргономичнее — приказ либо заявление? Это зависит от вашей компании. В случае если средства выдаются эпизодически, несложнее это оформить заявлением работника. А вдруг суммы в подотчет выдаются постоянно и громадному количеству работников, эргономичнее будет издавать распоряжения сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого высказывать просьбу в письменном виде.
Что делать с должниками?
Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. В то время как необходимо выдать в маленькие промежутки времени (к примеру, на следующий день) пару сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно опоздал потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Нацбанка окажется очень кстати.
Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне вольно, могут привести к ненужному вниманию контролеров при очередной налоговой проверке. Исходя из этого для поддержания денежной дисциплины рекомендуем установить список лиц и ограничения задолженности, при которых вероятно получить новый задаток.
Заявление
Скачать
Приказ
Скачать
